1.内容做到准确无误
招展书和招商函是参展商和观众了解展览的第一手资料，也是展览组织机构向目标客户提供的重要文件性宣传资料，其目的是为了促进参展商与观众参展与参观的决策。因此，招展书和招商函上所有内容都必须准确无误且具有全面性，这对展览组织机构或展览品牌都会带来重要影响。
2.文案策划简洁实用
招展书和招商函的方案策划为了能够提升参展商和观众的阅读兴趣和参展热情，必须要简洁实用，在文案策划中尽可能地体现展览对目标客户的核心价值，包括展览组织理念、展览环境、展品分类、展览费用与服务、参展商和观众的地区分布与比例、展览的宣传与推广、展览期间的配套活动等。
3.设计制作精美雅致
招展书和招商函在文字、图片的排版和安排上要注重美观，设计制作精美雅致，这不仅是为更好地吸引目标客户，提高招展与招商效果，更重要的是通过这份展览资料，能增进目标客户对展览组织机构服务价值的信赖与认识，形成品牌里。
4.便于携带与传递
招展书和招商函的传递形式主要有三种：邮寄推广、同类展览推广和招展招商代理推广，这需要资料便于携带，适合传递给目标客户。我国有些展览组织机构在设计时过于追求内容与形式的大而全，不仅增加了招展书和招商函的编制与印刷的成本，而且在推广与实施的过程中造成目标客户因难以携带而随手废弃的情况，降低了宣传推广的效果。因此，强调资料的便捷性会增加展览推广的成效。
